Veröffentlicht:
Juni, 2024
Kategorie:
Digital Solutions & IT-Infrastructure
Die digitale Fahrzeugakte: Einführung eines Dokumenten-Management-Systems im Autohaus
Die Herausforderung: Unser Kunde verwaltet eine große Anzahl physischer Fahrzeugakten.
Mit einem stetig wachsenden Papierarchiv, sind Herausforderungen wie Platzmangel, der Mangel an Durchsuchbarkeit und der hohe Zeitaufwand bei der Ablage an der Tagesordnung.
Sein Wunsch: Eine elegante Lösung zur Digitalisierung seiner physischen Fahrzeugakten und einen Schritt in Richtung der papierlosen Verwaltung seiner Kundenflotte.
Unsere Lösung: Das Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS) namens Paperless.
Es ermöglicht die Digitalisierung und intelligente Organisation von eingescannten Dokumenten in einem Online-Archiv.
Open-Source: Ursprünglich gestartet als Community-Projekt im Jahr 2015, hat sich Paperless nicht zuletzt durch seine modernen Funktionen als eine der führenden Open-Source-Dokumentenlösungen bewährt. Es ist zudem auch besonders kostengünstig, da keine Lizenzkosten oder Abogebühren anfallen.
Spezielle Trennseiten: Durch die Verwendung von Trennseiten können große Mengen an Fahrzeugunterlagen auf einmal eingescannt werden. Das System erkennt dabei die Trennseiten in einem Papierstapel automatisch und trennt die Dokumente an dieser Stelle in einzelne PDF-Dateien.
OCR und Durchsuchbarkeit: Die eingescannten Dokumente werden mit Hilfe von Optical Code Recognition (kurz OCR) in durchsuchbare PDFs umgewandelt, sodass Mitarbeiter den kompletten Inhalt eines Scans durchsuchen und schnell, relevante Informationen finden können.
Langzeitarchivierung: Die digitalisierten Akten werden dabei im PDF-A Standard abgelegt. Dieser eignet sich besonders für die langfristige Speicherung und wird deshalb vom Bundesarchiv zur Aufbewahrung elektronischer Unterlagen empfohlen.
Automatische Erkennung: Mithilfe der Machine-Learning Funktion, welche wir speziell auf die Dokumente des Kunden trainiert haben, erkennt Paperless automatisch um welche Art von Dokument es sich handelt. Dadurch werden die Fahrzeugunterlagen selbstständig kategorisiert und mit dem jeweiligen Dokumententyp markiert.
Einfacher Zugriff: Auch der Zugriff auf das Online-Archiv gestaltet sich besonders einfach und intuitiv. Im Gegensatz zu in die Jahre gekommenen Desktopanwendungen setzt Paperless auf eine moderne Weboberfläche, welche geräteunabhängig und ohne lästige Softwareinstallation aufgerufen werden kann. Über den PC am Arbeitsplatz oder unterwegs am Tablet oder Smartphone – Mit dieser Lösung ist der Zugriff wirklich unkompliziert.
Cloud-Hosting: Bei der Wahl des Hostings fiel die Entscheidung unseres Kunden auf die Cloud.
Nicht zuletzt wegen der transparenten Kostenstruktur, Nachweisen zu Sicherheit und Datenschutz, sowie der standortunabhängigen Verfügbarkeit für seine Mitarbeiter entschied sich unser Kunde für ein Cloud-Hosting.
Die Hetzner Online GmbH ist hierbei unser vertrauensvoller Partner. Als deutsches Unternehmen mit Sitz in Gunzenhausen, wird großen Wert auf die Einhaltung deutscher Standards in Punkto Sicherheit und Datenschutz gelegt.
Unser Fazit
Mit der Digitalisierung der Fahrzeugakten durch Paperless gewinnen die Mitarbeiter unseres Kunden wertvolle Zeit zurück, die Sie in noch besseren Service in ihrem Autohaus investieren können. Die Möglichkeit ortsunabhängig auf das Online-Archiv zugreifen zu können, eröffnet neue Anwendungsmöglichkeiten und stellt die richtigen Weichen für bspw. Mobiles Arbeiten. Diese und die vorangegangenen Beispiele zeigen, was – digitalen Mehrwert schaffen – in der Praxis bedeutet.
Die Vorteile auf einen Blick
- Kostengünstig durch den Einsatz bewährter Open-Source Produkte
- Spezielle Trennseiten für mehr Effizienz beim Scannen
- OCR und Durchsuchbarkeit aller Dokumente
- Langzeitarchivierung durch empfohlenen PDF-A Standard
- Automatische Dokumentenerkennung durch Machine Learning
- Einfacher Zugriff per Weboberfläche vor Ort und Unterwegs.
- DSGVO konformes Cloud-Hosting in deutschen Rechnenzentren
